Der richtige Weg zur Terminologieverwaltung

Wie? Was? Wo? Und Warum?

Das Warum

Die heutige Geschäftswelt verändert sich rasend schnell. Da ist es nur wenig verwunderlich, dass Unternehmen, deren Datenbanken aufgrund der Erschließung neuer Märkte täglich anwachsen, sich überfordert fühlen, wenn es um die Verwaltung ihrer Terminologie geht.

Das Festhalten von Begriffen ist nur der erste Schritt zur Einheitlichkeit Ihrer Inhalte, wenn Sie diese im Rahmen der Expansion Ihres Unternehmens lokalisieren möchten. Die tatsächliche Herausforderung liegt jedoch darin, zu wissen, wie man all diese wichtigen Informationen dokumentiert. In den meisten Sprachen gibt es verschiedene Begriffe, die als Übersetzung für ein und dasselbe Wort herangezogen werden können. Sich auf einen Terminus festzulegen und diesen im Rahmen der Lokalisierung Ihrer Inhalte konsequent zu verwenden, ist der ideale Weg, um die nötige Einheitlichkeit sicherzustellen und einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens zu leisten.

In diesem Blog geht es um das Wie, Was, Wo und Warum der Terminologieverwaltung.

Das Was

Als Unternehmen möchten Sie Ihren Kunden eine ganz bestimmte Botschaft übermitteln. Es wäre also ratsam, sie nicht mit unterschiedlichen Termini zu verwirren, sondern sich stattdessen als die beständige, organisierte und gewissenhafte Marke zu präsentieren, die Sie sind.  Sie sollten sich genau überlegen, was Sie in einer Terminologiedatenbank (Termdatenbank oder Term Base) festhalten möchten. Ebenso wichtig ist eine Kategorisierung der Begriffe, die für Ihre Branche und Ihr Unternehmen spezifisch sind.

In der Terminographie geht es vor allem um das Erfassen von Konzeptinformationen, das Sammeln potenzieller Begriffe, das Evaluieren der erfassten Informationen und das Festhalten der terminologischen Einträge in einer Termdatenbank.

Die Gründe für die Dokumentation eines spezifischen Begriffs in einer Termdatenbank sind sehr vielfältig. Je nach Art und Umfeld Ihrer Geschäftstätigkeit sind die Kategorien, die Sie für die Dokumentation in einer Termdatenbank verwenden sollten, folgende:

• Begriff im Ausgangstext
• Definition (die Quelle der Definition wäre ebenso von Vorteil)
• Domäne/Fachgebiet
• Wortart (Verb, Substantiv, Adjektiv)
• Kontext (eine Beschreibung, wann/wie der Begriff verwendet wird)
• Begriff im Zieltext
• Gebrauchsstatus (bevorzugt/bestätigt/untersagt)
• Geographische Verwendung (in welcher Region/welchem Land der Begriff verwendet wird)
• Numerus (Singular/Plural)
• Geschlecht (männlich/weiblich/sächlich)

Für Lokalisierungsexperten sind „allgemeine“ Wörter nicht unbedingt dafür geeignet, um in einer Termdatenbank dokumentiert zu werden. Der Grund dafür? Je nach Kontext kann die Übersetzung für bestimmte Wörter unterschiedlich ausfallen. Und die Person, die sich mit einem Wort befasst, muss sich einen Kontext vorstellen. Das bedeutet: Wenn sich mehrere Personen mit demselben terminologischen Wort befassen, können daraus die unterschiedlichsten Kontexte entstehen. 

Das Wie

Die folgenden Beispiele stammen aus dem Webinar „Terminology Management — Documenting Terms, Once and For All (Terminologieverwaltung – die endgültige Lösung zur richtigen Terminologiedokumentation)“ der Globalization and Localization Association (GALA), präsentiert von Barbara Inge Karsch von Bik Terminology.

Substantive

Die Begriffe, die in englischen Terminologiedatenbanken am häufigsten dokumentiert werden, sind Substantive. Sie machen rund 90 Prozent aller dokumentierten Termini in einer Termdatenbank aus. Dahinter folgen Verben und Adjektive. Untenstehend finden Sie ein paar allgemeine Regeln in Bezug auf die Dokumentation von Substantiven:

• Substantive sollten stets in ihrer Singular-Form dokumentiert werden (Ausnahme: Wörter ohne Einzahl und unzählbare Wörter).

STUHL statt STÜHLE

SAUERSTOFF (unzählbares Wort) oder ELTERN (Wort ohne Einzahl)

• Substantive sollten ohne bestimmten oder unbestimmten Artikel dokumentiert werden. Ein Substantiv, das mit dem Artikel dokumentiert wurde, liefert möglicherweise keinen Treffer in der Datenbank und kann vom Benutzer somit nicht gefunden und verwendet werden.

STUHL und nicht DER STUHL

STUHL und nicht EIN STUHL

• Falls der grammatische Numerus des Substantivs der Plural und er in dieser Form gebräuchlich ist, wird diese Mehrzahl beibehalten.

Vereinte Nationen und nicht Vereinte Nation

• Die Groß-/Kleinschreibung in Produktnamen muss korrekt übernommen und beibehalten werden.

iPhone und nicht iphone oder Iphone

• Begriffe, die aus mehreren Wörtern bestehen und über einen Artikel verfügen, werden genauso geschrieben, wie sie ausgesprochen werden.

Die Vereinigten Staaten und nicht Vereinigten Staaten, Die

Verben

Verben kommen im Gegensatz zu Substantiven in einer Termdatenbank zwar seltener vor, die meisten Business-Terminologien kämen ohne sie jedoch nicht aus.

Die wichtigste Regel in Bezug auf das Festhalten von Verben in einer Datenbank ist:

• Verben sollten in ihrer Nennform (Infinitiv, ohne Beugung) festgehalten werden.

SAGEN und nicht SAGT

SAGEN und nicht GESAGT

• Das Verb sollte also stets in seiner Reinform festgehalten werden. Diese Regel ist auch für Terminologiedatenbanken in anderen Sprachen sinnvoll. Ein Beispiel aus dem Englischen:

FORECAST und nicht TO FORECAST

Adjektive

Allgemeine Regeln für das Festhalten von Adjektiven in einer Termdatenbank sind:

• Adjektive sollten in ihrer Grundform festgehalten werden, ohne Steigerungsform oder Beugung. In romanischen Sprachen, wie Französisch oder Italienisch, sollte die männliche Verbform festgehalten werden, da dies die einfachste Form für den Übersetzer ist.

LEISE und nicht LEISES

HOCH und nicht HÖHER

Wo?

Auf welche Art und Weise, auf welchen Plattformen oder mit Hilfe welcher Tools die einzelnen Begriffe festgehalten werden, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Meist hängt es davon ab, wie groß Ihr Unternehmen oder Ihre Terminologiedatenbank ist, ob Lokalisierungs- und Terminologieverwaltungssysteme im Budget vorgesehen sind und auch, wie umfangreich Ihr Wissen über Terminologieverwaltung ist. Die Terminologiedatenbanken, die uns am häufigsten begegnen, sind:

• Terminologieverwaltungssysteme
• Word-Dokumente
• Excel-Tabellen

Excel

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen und für den Anfang nach einer kostengünstigen oder „kostenlosen“ Lösung suchen, sind Sie mit Excel ganz gut beraten.

Untenstehend finden Sie ein Beispiel aus dem Englischen, das uns Barbara während des Webinars präsentiert hat (die Überschrift der einzelnen Spalten von links nach rechts gelesen sind: Konzept-ID, Definition, Definitionsquelle, Begriffs-ID, Begriff, Wortart, Kontext, Kontextquelle). Es eignet sich hervorragend als Vorlage, um eine erste Strukturierung der Informationen, die Sie festhalten möchten, vorzunehmen.

An dieser Stelle möchten wir erwähnen, dass diese Excel-Lösung zwar anfänglich sehr bequem ist, Ihre Bedürfnisse aber nur für eine gewisse Zeit erfüllen wird. Wenn Ihr Unternehmen und Ihre Produkt- und Servicepalette wächst und Sie möglicherweise auch in mehrere Länder expandieren wollen, nimmt auch der Umfang Ihrer Excel-Terminologiedatenbank zu. Und irgendwann kommen Sie dann wahrscheinlich an den Punkt, an dem die Verwaltung dieser Datenbank zu einem Ding der Unmöglichkeit wird. Dies sollten Sie auf jeden Fall bedenken, bevor Ihnen die Datenbank über den Kopf wächst, und rechtzeitig die Anschaffung eines Terminologieverwaltungssystems ins Auge fassen.

Terminologieverwaltungs-Tools

Auf dem Markt ist eine ganze Reihe von Terminologieverwaltungs-Tools erhältlich. Welches Tool das richtige für Sie ist, hängt von vielen Faktoren ab. Einige davon sind:

• Ziele: Definieren Sie Ihre Ziele und suchen Sie auf dem Markt nach einem Tool, das Ihre Anforderungen am besten erfüllt – so finden Sie das System, das am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.
• Domäne: Fertigungsunternehmen haben möglicherweise Inhalte mit vielen Bildern und Grafiken, wobei ein Konzept mit einem anderen in Verbindung steht und deshalb mehr Informationen festgehalten werden müssen. In der IT-Branche ist dies unter Umständen nicht so wichtig und der Bedarf zur Kategorisierung von Termini kann geringer sein.
• Bestehende Tools: Welche Tools setzen Sie derzeit ein? Und welche Änderungen müssten Sie vornehmen, um die Terminologieverwaltung in Ihrem Unternehmen zu verbessern?
• Budget: Dies ist für alle ein sehr wichtiger Faktor, der in Ihrem Entscheidungsfindungsprozess auf jeden Fall Berücksichtigung finden sollte. Unser Tipp: Kontaktieren Sie verschiedene Anbieter und holen Sie Angebote ein. So können Sie vor der finalen Entscheidung abschätzen, welche Kosten auf Sie zukommen.
• Verwendung: Vielleicht entscheiden Sie sich für eine Lösung, die nur die interne Verwaltung Ihrer Terminologie vorsieht. Oder Sie bevorzugen eine Cloud-basierte Lösung, die dann auch von anderen Bereichen und Mitgliedern Ihres Unternehmens genutzt werden kann.
• Prozess: Jedes Tool verfügt über unterschiedliche Optionen, die je nachdem, welcher Workflow Ihnen für die Verwaltung Ihrer Terminologie vorschwebt, besser zu Ihrem Unternehmen passen.

Zusammenfassung

Die Verwaltung großer Mengen an Daten und Unternehmensinformationen kann herausfordernd sein und schlichtweg sehr viel Arbeit bedeuten. Wenn Sie die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit treffen, sind Sie auf gutem Wege, Daten effizient zu erfassen und zu verwalten.

Falls Sie nun selbst den ersten Schritt wagen möchten, haben wir noch ein paar Tipps für Sie, die Sie beherzigen sollten:

• Sammeln und kategorisieren Sie Ihre Daten von Anfang an.
• Halten Sie die Informationen nach Best-Practice-Vorgaben fest.
• Wählen Sie das Tool, das Ihren Ansprüchen am besten gerecht wird, bevor Sie eine finale Entscheidung treffen.

Ihr Sprachdienstleister steht Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite, wenn es um die ersten Schritte in Richtung korrekte Terminologieverwaltung geht. Er kann Sie über die Extraktion, Erstellung und Anpassung von Termdatenbanken in den von Ihnen benötigten Sprachen aufklären und Sie in Bezug auf Migration oder Bereinigung bereits bestehender Datenbanken beraten.

Unser Team hier bei Ultimate Languages ist im Umgang mit Terminologien und der Erstellung von Glossaren für unsere Kunden sehr versiert. Noch mehr über diese Themen erfahren Sie in unseren Beiträgen Die Grundlagen der Übersetzung und Handhabung technischer Übersetzungen.

Sollten Sie Fragen haben oder Hilfe bei Ihrer Terminologieverwaltung benötigen, steht Ihnen unser Team von Ultimate Languages gerne zur Verfügung.

Referenzen

Internationale Organisation für Normung (2000), ISO 1087-1:2000. Verfügbar unter: https://www.iso.org/standard/20057.html (Zugriff am 12. März 2019)

Karsch, B. I. (2019) Terminology Management—Documenting Terms, Once and For All. Verfügbar unter: https://www.gala-global.org/ondemand/terminology-management%E2%80%94documenting-terms-once-and-all (Zugriff am 7. Februar 2019)