La forma correcta de gestionar la terminología

¿Por qué? ¿Qué? ¿Cómo? ¿Dónde?

El porqué

Con los vertiginosos cambios del mundo de los negocios, muchas empresas se ven abrumadas por su terminología, sobre todo cuando sus bases de datos crecen día tras día con la expansión a nuevos mercados.

Documentar la terminología es solo el primer paso para lograr la coherencia a la hora de localizar sus contenidos con el fin de expandir su negocio. Pero el verdadero reto es disponer de los conocimientos necesarios sobre cómo documentar tanta información importante. En la mayoría de idiomas hay varias formas de traducir la misma palabra. Por eso, elegir un término y utilizarlo coherentemente al localizar sus contenidos le ayudará a garantizar la coherencia terminológica e impulsar el éxito.

Este blog trata del qué, el cómo, el porqué y el dónde de la gestión terminológica.

El qué

Como empresa, usted desea transmitir un mensaje específico a sus clientes; es muy importante no confundirlos con varios términos y presentar una imagen de marca coherente, bien organizada y escrupulosa.  Es importante empezar a pensar en lo que quiere documentar en una base terminológica, además de en cómo dividir en categorías los términos específicos de su industria y de su empresa.

Según la norma <span style=»text-decoration: underline;»><a href=»https://www.iso.org/standard/20057.html»>ISO 1087-1</a>, la terminografía se define como la «parte de la labor terminológica que se ocupa del registro y presentación de los datos terminológicos». La terminografía consiste en recoger información sobre el concepto, recopilar los posibles términos, evaluar la información recogida, y registrar las entradas terminológicas en una base terminológica.

Puede haber muchos motivos distintos por los que necesita documentar un término específico en una base terminológica. Según la naturaleza de su negocio, las categorías que puede incluir en una base terminológica son:

• Término de origen
• Definición (la fuente de la definición también sería de utilidad)
• Dominio/materia
• Parte de la oración (verbo, nombre, adjetivo)
• Contexto: una descripción de dónde o cuándo se utiliza el término
• Término de destino
• Estado de uso (preferido, aprobado, prohibido)
• Uso geográfico (en qué región o país se utiliza)
• Número (singular/plural)
• Género (masculino/femenino)

Para los profesionales de la localización las palabras «generales» no son las candidatas idóneas para incluir en bases terminológicas. El motivo es que, según el contexto, ciertas palabras pueden tener distintas traducciones y la persona que lee esa palabra tiene que imaginarse el contexto. Por tanto, si varias personas leen la misma palabra, cada una puede pensar en un contexto distinto.

El cómo

Los siguientes ejemplos se han extraído de un seminario web de la Asociación sobre Globalización y Localización (GALA), «Gestión terminológica: Cómo documentar términos de una vez para siempre», presentado por Barbara Inge Karsch de Bik Terminology.

Sustantivos

Los términos más documentados en las bases terminológicas en inglés son los sustantivos. Integran alrededor del 90 % del total de términos documentados en una base terminológica, seguidos de verbos y adjetivos. A continuación facilitamos varias reglas generales aplicables a la hora de documentar sustantivos:

• Los sustantivos deben documentarse en singular, a menos que se trate de un nombre incontable.

SALA, no SALAS

OXÍGENO (nombre incontable)

• Los sustantivos deben documentarse sin artículo definido ni indefinido. Si se documenta un nombre con artículo, puede que no aparezca en la lista de resultados al buscarlo en la base de datos, lo que impide al usuario verlo y utilizarlo.

SALA, no LA SALA
SALA, no UNA SALA

• Si el número gramatical es plural y es parte del nombre, conserva el número.

Naciones Unidas, no Nación Unida

• Las mayúsculas o minúsculas en los nombres de productos deben respetarse y escribirse sin errores ortográficos.

iPhone, no iphone ni Iphone

• Los términos compuestos de varias palabras que van precedidas por un artículo se escriben igual que se dicen.

Los Estados Unidos, no Estados Unidos, Los

Verbos

Los verbos aparecen con menos frecuencia en las bases de datos en comparación con los sustantivos, pero son parte integrante de la mayoría de bases terminológicas.

Las reglas generales a la hora de registrar verbos en una base terminológica son:

• Los verbos deben documentarse sin conjugar.

PRONOSTICAR, no PRONOSTICARON
PRONOSTICAR, no PRONOSTICANDO

• En inglés concretamente, los verbos no deben ir precedidos de «to» cuando se registran en una base terminológica.

FORECAST, no TO FORECAST

Adjetivos

Las reglas generales para registrar adjetivos en una base terminológica son:

• Los adjetivos deben registrarse en su forma básica, sin declinar. En lenguas romances, como el francés o el español, debe registrarse la forma masculina por ser la más directa para el traductor, que la adaptará si es necesario.

ALTO, no ALTÍSIMO
Y un ejemplo en inglés: WET, no WETTER

¿Dónde?

Cada organización documenta sus términos de distintas formas, en distintas plataformas y con distintas herramientas. Dependerá principalmente del tamaño de su organización o su base terminológica, de si tienen un presupuesto asignado a la localización y los sistemas de gestión terminológica, así como el alcance de sus conocimientos sobre gestión terminológica. Las bases terminológicas que hemos visto con más frecuencia hasta ahora son:

• Sistemas de gestión de la terminología
• Documentos de Word
• Hojas de Excel

Excel

Si su organización es pequeña y solo está buscando una solución de bajo coste o sin coste para empezar, Excel puede ser un buen punto de partida.

A continuación ponemos un ejemplo en inglés que dio Barbara durante el seminario web, y que puede utilizar como plantilla para servirle de guía a la hora de estructurar la información que necesita registrar si es la primera vez que lo hace.

Aquí tenemos que hacer un apunte: Excel solo resultará práctico y satisfará sus necesidades durante cierto tiempo. Conforme vaya creciendo su organización o su oferta de productos, o si tiene previsto ampliar su cobertura en el futuro a otros países, también irá creciendo la terminología en Excel, posiblemente hasta el punto de que resulte imposible de gestionar. Tenga esto en cuenta antes de que sea demasiado tarde y pásese a un sistema de gestión de la terminología lo antes posible.

Herramientas de gestión de la terminología

Existe una cantidad ingente de herramientas de gestión terminológica en el mercado, y no hay una respuesta específica a la pregunta de qué herramienta es la mejor para su negocio. La herramienta de gestión terminológica que elija depende de muchos factores. Estos factores, son, entre otros:

• Los objetivos: definir sus objetivos y estudiar el mercado para buscar la herramienta que mejor se adapte a sus requisitos puede ayudarle a elegir el mejor sistema para usted y su empresa.
• El dominio: las empresas manufactureras pueden tener contenidos con muchas imágenes, donde un concepto está relacionado con otro y es necesario recoger más información. En el sector de las TIC, este factor puede no ser igual de importante, y por tanto hay una menor necesidad de asignar categorías a los términos.
• Las herramientas existentes: Con qué herramientas cuenta ya, y qué modificaciones tiene que introducir para mejorar la gestión terminológica de su empresa.
• El presupuesto: este es un factor importante para todo el mundo; el presupuesto es algo que hay que tener en cuenta durante el proceso de toma de decisiones. Es buena idea ponerse en contacto con varios proveedores de herramientas para mirar precios antes de tomar la decisión final.
• El uso: quizás decida optar por una solución que solo permita gestionar la terminología de forma interna, en lugar de una solución basada en la nube y a la que puedan acceder otras áreas o miembros de su organización.
• El proceso: según el flujo de trabajo que tenga en mente para su gestión terminológica, hay distintas herramientas que pueden proporcionarle diferentes opciones.

Resumen

Gestionar muchos datos e información empresarial puede suponer todo un reto y una gran cantidad de trabajo. Tomar las decisiones correctas en el momento preciso le ayudará a crear y mantener estos datos de forma eficiente.
Si quiere empezar a hacerlo usted mismo, tenga en cuenta estas recomendaciones:

• Recoja y divida en categorías los datos desde el principio.
• Registre la información de acuerdo con las mejores prácticas.
• Elija la herramienta que mejor se adapte a sus requisitos antes de tomar una decisión definitiva.

Siempre puede pedir a su proveedor de servicios lingüísticos que le asesore sobre cómo empezar a gestionar su terminología correctamente. Ellos podrán aconsejarlo sobre la extracción, creación y adaptación de bases terminológicas en los idiomas que necesite, así como sobre la migración o la limpieza de terminología ya existente.

En Ultimate Languages, nuestro equipo ha acumulado una experiencia considerable en el tratamiento de terminología y la creación de glosarios para nuestros clientes. Puede leer más sobre este tema en nuestros artículos Principios fundamentales de la traducción y Cómo enfocar la traducción técnica.

Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda con la gestión de su terminología, no dude en ponerse en contacto.

Referencias
Organización Internacional de Normalización (2000). ISO 1087-1:2000. Disponible en: https://www.iso.org/standard/20057.html (acceso: 12 de marzo de 2019)
Karsch, B. I. (2019) Terminology Management – Documenting Terms, Once and For All (Gestión terminológica: Cómo documentar términos de una vez para siempre). Disponible en: https://www.gala-global.org/ondemand/terminology-management%E2%80%94documenting-terms-once-and-all (acceso: 7 de febrero de 2019)